浅析基层法院电子文件管理对策

张凌志


近几年，电子信息技术取得飞速发展。办公自动化、网络化渐趋完善，因此，基层法院对电子文件实行档案化管理成为一个可供选择的出路。把电子文件及其归档后形成的电子档案管理好、开发好，并得到长期保存，是目前所有法院档案工作者应尽的职责。
一、 从电子文件的收集、积累基础材料开始
在纸质档案管理中，档案收集是档案工作诸葛环节的第一个环节，档案收集工作如何，对后续各环节的影响很大。“对于电子档案来说，电子文件的收集也是诸环节的第一个环节，是做好电子档案管理工作的基础。电子文件的特性决定了电子文件的收集不同于纸质档案，其收集、积累的范围、方法和要求也不同于纸质档案。如对草稿文件，由于不具备正式文件的功能，所以一般情况下可不保留。但是，如果对正式的纸质文件，有进行全文信息自动检索要求时，或者从保留文件重要修改过程的信息考虑，则应对其进行收集和积累。对起辅助作用或正式作用的文件，则应及时收集和整理，并与其相应的纸质文件之间建立标识关系，尤其是对无纸化系统生成的电子文件，应当有更严格的措施。必要是，应在收集积累过程中制作成纸质拷贝件以免系统发生意外情况时电子文件信息丢失。
二、严格电子文件的归档管理
就目前而言，电子文件归档应符合下列要求，首先从归档时间看，文书档案一般应以一个年度为限，将电子文件的终版本记录到光盘等存储载体上，以利于今后的反复查阅和利用。对网络环境下生成的大量的业务电子文件，宜采用备份的方法，在网上进行，但不宜将备份文件和原电子文件存放在同一台服务器上。其次，从归档电子文件文件的数量后，为确保电子文件的真实性，便于保管和利用，一般以保存两同版本的电子文件为宜，一个由档案管理部门统一保管，别一个由相关业务部门异地保管。归档电子文件的格式，应为注意对电子文件的运行环境、使用的操作平台，设备要求等进行说明，必要时运行电子文件的原程序应一并归档保管。
三、 健全电子文件管理的检查审核制度
电子公文管理工作要得到强化，就必须建立相应的核查制度，定期对文书、档案部门进行管理检查，重点检查归档文件是否完整，公文档案形成的过程手续是否齐全，是否符合归档、立卷和网上传输发布的要求等等。
四、 规范公文制作和控制程序
对形成的新的公文档案要指定一个终端（专人或者部门），各方面的公文档案经终端审核后统一在网络上发送，确保各种来源的档案实现统一的格式和结构，便于规范处理和控制。档案数据的传输交流和使用要本着“规范、先进、实用”的原则，尽量采用通用的文件格式。严格各环节的管理权限，对文件处理过程中的各类修改信息应予以保留，不可任意进行删除处理。
五、 加强电子文件软、硬件设施管理
开辟电子档案存储地新途径，为档案管理部门配备必要的计算机刻录设备，对应归档的电子文件、数据资料采用通用格式的光盘存储。并及时修补管理软件的安全漏洞，对防火和防病毒软件实现全天候自动升级，搞好档案上传、下载的安全等级和访问权限。
六、 重视和加快电子文件管理人员的培养
电子档案管理是一个新生事物，从事电子文件管理的人员必须具备档案管理方面的基础知识和计算机信息技术等多方面的技术技能。因此，必须对档案员进行系统内部档案电子管理的培养。使档案员不断学习档案管理基础知识、电子计算机知识、数字通信技术，使档案工作登上新台阶。


黑龙江省伊春市汤旺河区人民法院 张凌志
煤炭部


煤炭建设工程质量检测工作管理办法

第一章 总 则
第一条 为加强对煤炭建设工程质量检测工作的管理，保障煤炭建设工程质量，根据国家有关法律、法规，结合煤炭建设的实际，制定本办法。
第二条 煤炭工业部工程质量监督总站负责管理全国煤炭建设工程质量检测工作；各省（区、市）煤炭工程质量监督中心站负责管理本省（区、市）煤炭建设工程质量检测工作；各矿区工程质量监督站负责管理本矿区工程质量检测工作。
第三条 煤炭行业各级工程质量监督站应建立或认定与其工作相适应的工程质量检测中心；煤炭行业的施工、设计、工程用品和建筑材料生产等单位可建立与其工作相适应的试验室。
第四条 煤炭建设工程质量检测机构（以下简称检测机构）包括各级煤炭建设工程质量检测中心（以下简称检测中心）和企事业单位的试验室。
第五条 检测机构必须严格执行国家有关法律、行政法规、技术标准和部门规章、技术标准，建立健全质量保证体系，采用先进的检测技术和检测设备。
第六条 检测机构出具的检测报告是煤炭建设工程、工程用品和建筑材料质量检查、评定和认证的重要依据。

第二章 检测机构资质等级管理
第七条 煤炭工业部对检测机构实行资质等级管理；检测机构取得煤炭工业部颁发的资质等级证书后，方可在指定的业务范围内从事检测工作。
第八条 检测机构划分为综合型、土建型、构件型、预拌混凝土搅拌站型等四个类型。综合型分为二个等级，土建型、构件型各分为三个等级，预拌混凝土搅拌站型分为一个等级。
第九条 对检测机构资质等级考核的内容包括检测人员、检测设备、检测资料、规范标准、工作制度、工作环境等六个方面。各检测机构应根据自身条件和工作性质申报相应的类型等级。
第十条 土建型三级、构件型二、三级和预拌混凝土搅拌站型检测机构由其所在省（区、市）煤炭工程质量监督中心站组织考核评定后报部工程质量监督总站批准；综合型、土建型一二级和构件型一级检测机构由部工程质量监督总站组织考核评定并批准。
第十一条 检测机构的资质等级证书由部统一印制、颁发，每四年核验一次。
第十二条 检测机构的资质等级标准和业务范围及考核的具体办法，由部工程质量监督总站依照本办法的规定制定。

第三章 检测机构业务管理
第十三条 检测中心的业务受所在地区（单位）煤炭工程质量监督站的领导，并接受上级检测中心的指导；试验室的业务受所属企事业单位的领导，对工程及其用品、材料的检测业务接受工程所在矿区检测中心的指导。
第十四条 检测中心必须在通过省部级以上计量认证后，方可开展监督检测业务。未通过计量认证的检测机构，不得对外承担检测业务。
第十五条 检测中心在其资质等级标准范围内出具的检测报告，是其所在地区（单位）煤炭工程质量监督站辖区内的工程、工程用品、建筑材料质量仲裁的依据。
第十六条 对检测中心出具的检测报告有异议时，可向其上一级检测中心申请复测，上一级检测中心必须受理并尽快出具复测报告。
第十七条 检测机构出具的检测报告及其原始记录、资料必须妥善保管，在相关的工程交付使用四年后，方可销毁。

第四章 检测机构职责
第十八条 全国检测中心的主要职责：
一、完成部工程质量监督总站交办的监督检测和仲裁检测工作；
二、协助部工程质量监督总站管理全国煤炭建设工程质量检测工作，组织煤炭建设工程及工程用品、建筑材料检测和检测人员培训工作；
三、掌握全国煤炭建设工程质量检测工作动态和检测技术、检测设备的发展状态并定期发布；建立健全全国煤炭建设工程质量检测工作制度，交流检测工作经验。
第十九条 省（区、市）检测中心的主要职责：
一、完成所在省（区、市）煤炭工程质量监督中心站交办的监督检测和仲裁检测工作；
二、协助省（区、市）煤炭工程质量监督中心站管理其辖区内的工程质量检测工作，组织辖区内的煤炭建设工程及工程用品、建筑材料检测和检测人员培训工作；
三、掌握辖区内的工程质量检测工作动态，建立健全检测工作制度、交流检测工作经验。
第二十条 矿区检测中心的主要职责：
一、完成所在矿区工程质量监督站交办的监督检测和仲裁检测工作；
二、负责所在矿区自营企业生产的工程用品、建筑材料的出厂抽检和矿区工程质量检测工作的管理；
三、掌握所在矿区工程及工程用品、建筑材料质量检测动态，及时向所在矿区工程质量监督站反馈信息。
第二十一条 试验室的主要职责：
一、负责所属单位有关的工程质量检测及工程用品、建筑材料的进场（出厂）检验；
二、及时向所属单位质量管理部门和有关矿区工程质量监督站反馈信息。
第二十二条 检测机构在其资质等级允许的业务范围内可以接受委托，承担其他检测、试验工作，参与新产品、新技术、新工艺的开发试验和鉴定工作。

第五章 附 则
第二十三条 检测项目取费执行检测机构所在地的取费标准。
第二十四条 对有越级出具检测报告和伪造、涂改、随意抽撤检测单据等弄虚作假行为的检测机构，视情节轻重分别给予警告、通报批评、降级等处分；对有关责任人员给予相应的处分。
第二十五条 本办法自发布之日起施行。